Gastblog door associate Marjoke Veerman In maart werd B.V. Nederland geconfronteerd met een nieuw fenomeen: de intelligente lockdown. En wat deden we? We doken massaal de organisatie-medicijnkast in om snel weer te herstellen van dit gedoe. ‘Doe-alsof-je-neus-bloedt’-pillen waarmee je je bestaande manier van werken gewoon laat bestaan, maar dan via Zoom, Webex of Teams. Om […]
Gastblog door associate Marjoke Veerman
In maart werd B.V. Nederland geconfronteerd met een nieuw fenomeen: de intelligente lockdown. En wat deden we? We doken massaal de organisatie-medicijnkast in om snel weer te herstellen van dit gedoe.
‘Doe-alsof-je-neus-bloedt’-pillen waarmee je je bestaande manier van werken gewoon laat bestaan, maar dan via Zoom, Webex of Teams. Om vervolgens na twee weken gesloopt op de bank te eindigen omdat het zo toch eigenlijk niet werkt.
Of de ‘ik-geef-me-over’-poeders waarmee we ons apathisch op diezelfde bank terugvonden om vervolgens ook maar te stoppen met bewegen en gezond eten. Want tja, waar doe je het eigenlijk allemaal voor?
Als we geconfronteerd worden met problemen van buitenaf, waar we geen invloed op hebben, zijn we geneigd om snel het leed te verzachten met medicijnen.
Ook voor organisatieleed zijn tal van remedies op de markt te verkrijgen. Voor ieder probleem gaan zwermen boeken, internetsites en modellen rond die daar de perfecte oplossing op bieden.
Met de komst van het coronavirus kwam de verandering niet alleen van buitenaf, maar werd ook nog eens voor ons bepaald hoe we daarmee om moesten gaan.
Met als gevolg een over-stretch van ons verandervermogen. In werk, sociaal en maatschappelijk opzicht tegelijk. De duik naar de medicijnkast is begrijpelijk: we willen zo snel mogelijk weer grip op de zaak en op onszelf.
Interessant om dan even stil te staan bij onderzoek uit de medische wereld dat steeds meer een andere kant op wijst: naar het versterken het zelf herstellend vermogen van je lichaam als medicijn tegen veel ziektes. Zoals aanpassingen in leefstijl die dit zelfhelend vermogen van het lichaam in werking stellen.
In plaats van het toedienen van medicijnen, wordt het zelfhelend vermogen centraal gesteld.
Door het systeem te prikkelen en niet te veel in de watten te leggen, versterk je het. Nassim Nicholas Taleb kwam op de proppen met een nieuw woord om dit gegeven te duiden: ‘antifragiliteit’. Ofwel het vermogen om sterker te worden van stressoren. Leren van tegenslag, van wat misgaat, van wat afwijkt en sterker worden door hoe je leert hiermee om te gaan. Dat heet nu met recht ontwikkelen. Zoals spieren sterker worden door de haarscheurtjes die ontstaan met voldoende zware training. En je immuunsysteem zich alleen kan ontwikkelen door voldoende (slechte) bacteriën binnen te krijgen. Maar niet teveel tegelijk, dan gaat het echt mis.
Het aanspreken van het zelfhelend vermogen speelt een hoofdrol in organisatieverandering van binnenuit.
‘Ja, da’s leuk die theorie. Maar hoe dan?’ vraag je terecht.
Nou, door gebruik te maken van vier belangrijke ingrediënten, in interactie met elkaar:
- Zorg voor een heldere, goed doorleefde veranderwens en een veranderdoel.
Het begint met helder stellen waar het allemaal toe zou moeten leiden. Een heldere gewenste uitkomst ontwikkelen, want het vraagt wel dat je iets intensievers doet dan een pilletje slikken. Zodat je én de juiste ’spiergroepen’ traint, én helder in de picture hebt waarvóór je gaat afzien om er sterker van te worden.
Jammer genoeg heb je in de opgelegde coronamaatregelen geen keuze, wél hoe je met de maatregelen omgaat. En juist dan is het belangrijk een gezamenlijk beeld te hebben over hoe je dát met elkaar wilt doen.
Dus toen het onderwijsteam van een HBO elkaar niet meer op school zag, was het eerste topic van de online meetings: hoe willen we in verbinding blijven als er zoveel afstand is? In de eerste weken ging dat vooral over in verbinding blijven met elkaar: korte lijntjes om snel te kunnen handelen. Toen de eerste praktische zaken over afstandsleren en toetsen voldoende stonden, kwam er ook ruimte om te kijken hoe ze de verbinding met de studenten konden vasthouden.
- Ga al doende ontdekken hoe dat werkt. En hoe niet.
Ga aan de slag, breng je gewenste uitkomst al experimenterend in de praktijk; nieuwe structuren, nieuwe vormen en nieuw gedrag. Die dingen waarvan je verwacht dat ze je dichter bij je gewenste uitkomst gaan brengen, of daar positieve impact op hebben. Maak ze niet te groot, want dan stel je het toch weer uit of maak je het afhankelijk van allerlei andere zaken die eerst geregeld moeten worden.
Het HBO-team bracht actief alle ervaringen met afstandsleren bij elkaar. Door het delen van successen en mislukkingen (vooral die!) leerden ze elke week weer een beetje meer over wat wel en niet werkt. Want ga er maar aan staan: leerlingen die niet online komen, een zee van digitale didactische tools om uit te kiezen, als je daar al zin in hebt en nog tig nieuwe uitdagingen. Met als bijvangst dat docenten over de verschillende disciplines heen elkaar meer gingen opzoeken dan voorheen, om hulp te vragen of te geven. Een mooi voorbeeld van hoe je met kleine stapjes steeds dichter in de buurt komt van je gewenste uitkomst.
Geen enorme veranderprogramma’s, maar uitproberen, leren en bijstellen. Zorg als leiding dat degene die de experimenten te doen hebben zelf onderdeel zijn van het opzetten ervan. Anders is het een pil in de vorm van een snoepje, maar nog steeds van buitenaf.
- Zorg voor voldoende stretch.
Onderdeel van zelfherstel is dat je eerst iets flink oprekt, of zelfs een beetje kapot maakt. Vraag je bij de experimenten dus af: gaan we genoeg buiten ons comfort, maar ook weer niet zover dat we afhaken? Met drie keer uit de ligstand komen tijdens een Netflix-bingewatch creëer je geen sixpack. Met alleen ‘goedemorgen’ zeggen tegen je teamleden, werk je niet aan het herstellen van vertrouwen.
Overdrijf het ook weer niet: je gaat ook niet meteen een triatlon doen als je nooit rent, fietst of zwemt. Teveel nieuwe initiatieven tegelijk en we doen helemaal niets meer. Als ‘alles anders moet’, stellen we het nog wel even uit.
Corona creëerde eerder te veel dan te weinig stretch. Het docententeam had dit gelukkig goed in de gaten: ze kozen experimenten die ze gelijk konden toepassen in het toch al lopende werk. Als ze het gevoel hadden dat de stretch te groot was, en ze het daardoor niet zouden doen, maakten ze het experiment kleiner, zonder daarbij de bedoeling ervan kwijt te raken.
- Wissel stretch af met tijd en aandacht voor herstel.
Het ingrediënt dat het makkelijkst vergeten wordt: zorg ook voor rust en hersteltijd. Joop Zoetemelk zei niet voor niets dat de Tour wordt gewonnen in bed (en gereden op een fiets).
Ook als de organisatie op zijn kop lijkt te staan omdat er twintig veranderingen tegelijk lopen, misschien wel juist dan, is tijd voor bezinning, reflectie en simpelweg even NIET nog meer nieuws tussendoor cruciaal. Pas dan kan het effect van al die inspanning en discomfort zijn werk doen.
Zo werd op de HBO-school regelmatig de woorden ‘goed genoeg’ naar elkaar uitgesproken. Perfect wordt het niet, dat is een andere lat, in andere omstandigheden. Dus als iemand een collega ziet met te veel schoteltjes in de lucht, dan helpt simpelweg de vraag: welke schoteltjes kan je loslaten om later weer op te pakken? Wanneer is het voor nu goed genoeg?
Ook maakten ze eens per maand tijd vrij in het rooster. Soms een uurtje, soms een middag. Waarin iedereen deelde wat ze in die tijd gingen doen om bij te tanken. Sommigen lazen thuis vakliterauur, anderen hadden online een ‘alles wat ik even kwijt-wil’-moment. Anderen zochten elkaar op en gingen samen wandelen. Wat je ook koos, als het maar hielp met bijtanken. Dus de zwangere collega ging zonder schuldgevoel en mét thumbs-up van de collega’s lekker een middag slapen.
Met deze vier ingrediënten geef je al doende samen betekenis aan wat je wilt bereiken. Niet een zalfje smeren (cultuurprogramma, Agile werken invoeren, training Feedback) of een antibioticakuur (reorganisatie), maar het zelfherstellend vermogen aanspreken.
Vanuit Veranderen 3.0 is dit een gegeven dat onlosmakelijk samenhangt met veranderen van binnenuit.
Zo help je het systeem van je organisatie om zelf (weer) te leren veranderen en versterken.
Lees ook het blog: Yessss, je gewoontes gaan eraan!