‘Hoe krijgen jullie het toch voor elkaar om zo snel een scherp beeld van onze organisatie te hebben?’ Rutgers blik houdt het midden tussen bewondering en scepsis, wanneer we een half uur in het kennismakingsgesprek weergeven wat onze indruk is van zijn vraagstuk. Om razendsnel een beeld van te vormen van hoe de hazen lopen […]
‘Hoe krijgen jullie het toch voor elkaar om zo snel een scherp beeld van onze organisatie te hebben?’ Rutgers blik houdt het midden tussen bewondering en scepsis, wanneer we een half uur in het kennismakingsgesprek weergeven wat onze indruk is van zijn vraagstuk.
Om razendsnel een beeld van te vormen van hoe de hazen lopen in de vele organisaties waar wij rondlopen, letten we goed op wat we horen en zien. Veel patronen tonen zich namelijk al bij binnenkomst of zelfs nog eerder: hoe je ontvangen wordt, hoe afspraken tot stand komen. Ook in uitspraken die in één klap een heel organisatiepatroon zichtbaar maken. Fractaaltjes, noemen we die.
*Een fractaal is een element dat voortkomt uit een voortdurende herhaling van steeds dezelfde patronen of processen. Net als een stronkje van een broccoli dezelfde vorm en structuur heeft als de hele broccoli. Fractalen in organisaties zijn uitingen die in al hun kleinheid een stuk van de organisatiedynamiek tonen.
Het filteren van welke uitingen inderdaad een fractaal van een patroon zijn en welke niet, is een vaardigheid die je kunt ontwikkelen, ook al lijkt het soms simpeler dan het is. Maar als het lukt, geven ze supersnelle doorkijkjes in organisatiepatronen.
Eerste kennismakingen
Zo tonen zich al tijdens een eerste kennismaking vermoedens van hoe de vork hier in de steel zit.
In de regel meer in de tussenzinnen dan de de kern van het verhaal waarmee een opdrachtgever probeert ons te vertellen wat er speelt en wat er nodig is. Denk aan zinnen als:
- ‘IK VIND HET BELANGRIJK DAT JE HET IN DE SESSIE NAAST EIGENAARSCHAP, OOK OVER VERTROUWEN HEBT’
(We zeggen eigenaarschap te willen, maar bepalen wel graag wat er ter sprake moet komen) - ‘BIJGAAND TREF JE DE PLANNEN EN VERSLAGEN VAN DE AFGELOPEN TWEE JAAR, PLUS DE EERDERE OPZET VAN DE SESSIE’
(Wij kunnen er geen chocola meer van maken, doe jij dat even voor ons?) - ‘JA, MAAR ALS WE ZO’N TRAINING NIET VERPLICHT STELLEN, GEBEURT ER NIKS’
(Omdat we niet bijster veel vertrouwen hebben in de motivatie van onze medewerkers, dwingen we het maar af. En met een (verplichte) training komen ze dan wel in beweging)
Opzet van een traject
Zodra we de insteek van een traject bespreken, poppen de volgende patronen op.
Soms in de uiterste meegaandheid in voorstellen (jullie zullen het wel weten, want jullie zijn de experts), maar duidelijker nog in kritische uitspraken als:
- ‘MIJN MENSEN GAAN ELKAAR ECHT NIET AANSPREKEN. ZE VERWACHTEN DAT IK DAT DOE.’
(Medewerkers worden niet uitgenodigd onderling zaken uit te spreken, dat is hier de rol van de leidinggevende) - ‘FEEDBACK? WE ZIJN HIER TOCH ALLEMAAL PROFESSIONALS!’
(Als we vinden dat iets er zou moeten zijn, ook al is dat niet zo, wordt dat niet uitgesproken. Want het zou er wel moeten zijn…) - ‘DAT MOETEN WE NIET DOEN. DAAR GAAN MENSEN MISBRUIK VAN MAKEN’
(omdat we onze medewerkers niet vertrouwen, moeten we controlemechanismes inbouwen)
Denken in maakbaarheid en ‘computer says no’ momenten
Vanuit onze visie op duurzame verandering kijken we met een systemische bril naar organisaties en geloven we maar beperkt in maakbaarheid. We werken aan verandering van binnenuit, wat per definitie betekent dat je werkt aan manieren die passen bij wat nodig is in de organisatie. Zo bezien, snap je dat onze mond nog wel eens openvalt bij uitspraken als:
- ‘NEE, HELAAS, DE RAMEN KUNNEN HIER NIET OPEN. DAAR IS HET KLIMAATSYSTEEM TE GEVOELIG VOOR’
(Zaken worden hier van bovenaf opgelegd, en daar heb je je naar te voegen. Feedback over hoe dat in de praktijk uitpakt, is niet welkom) - ‘HOEZO, DAT WEET JE NIET? IK HEB JE TOCH IN DE CC GEZET.’
(Behalve ‘gooi iedereen in de cc, dan ben jij ervan af, toont het ook een patroon van fragmentatie: ik ben alleen verantwoordelijk voor mijn stukje) - ‘JE HAD EIGENLIJK EEN ‘UITMUNTEND’ VERDIEND, MAAR DAAR MOGEN WE ER MAAR TWEE PER TEAM VAN GEVEN.’
(Wie is hier leidend, het bedachte systeem of de realiteit en de mensen?) - ‘HANDVAT OM MEDEWERKERS INTRINSIEK GEMOTIVEERD TE KRIJGEN’
(Als iets complex is, breken we het op in overzichtelijke stappen. Want daarmee bereik je resultaat. Ook als het gaat om motivatie)
Net alsof: onzichtbare olifantenpaadjes
Gaandeweg ieder verandertraject zie je dat mensen proberen om toch weer andere manieren te vinden. Omdat het nu eenmaal ook de nodige discipline vraagt. Er komen uitspraken die haarfijn laten zien dat men wel weet hoe het eigenlijk zou horen, maar tegelijk ook hoe het in werkelijkheid gaat. En dat laten we lekker zo bestaan. Zo ontstaan olifantenpaadjes, te horen of lezen in zinnen als:
- OM 17:00 START DE ALCOHOLVRIJE BORREL, OM 19:00 WANDELEND NAAR HUIS
(Wink, wink. Nudge, nudge. Ga jij ook zo slecht rijden van alcoholvrij bier?) - ‘EN DIT WORDT DAN JOUW VASTE FLEXPLEK’
(Het beleid is hier namelijk dat we flexen, dus zo noemen we het dan maar. Daarmee vermijden we een hoop ingewikkelde gesprekken, ‘pick your battles’). - SOTTO VOCE: ‘EN DIE VAN ONS IS HET BELANGRIJKST’
(We willen af van de eilandjes, maar die van mij is toch wel fijn)
Vorderingen
Hoewel het makkelijker lijkt om fractaaltjes te vangen van wat (nog) niét gaat zoals je zou willen, zien we af en toe ook pareltjes voorbij komen die juist laten zien hoe nieuwe patronen zich beginnen te vormen. Of bijna dan…:
- ‘WE ZIJN GEEN STEEK VERDER, WANT WE ZIEN NOG STEEDS OUD GEDRAG’
(Ondanks dat de focus hier ligt op wat er nog niét goed gaat, is er niet alleen oud gedrag, maar ook kiempjes van nieuw gedrag. Alleen nog even uitkijken dat die niet worden platgewalsd) - ‘TWEE MENSEN KWAMEN KLAGEN DAT ANDEREN ZICH MET HUN WERK BEMOEIDEN’
(Ha! Een nieuw -luxe-probleem. Mensen zijn duidelijk van hun eilandjes af aan het komen. Nu nog toelaten, en niet bij de manager gaan klagen) - ‘DAN BEGINT HET DUS BIJ MIJ, IK MOET BEDENKEN WAT ÍK ANDERS MOET DOEN!’
(De hand in eigen boezem steken, eigenaarschap nemen. Dat was hier heel hard nodig, en begint steeds vaker vanzelf te gaan)
Cultuur in beeld aan de hand van fractalenonderzoek
Wat fractaaltjes als bovenstaande voorbeelden laten zien is hoe het grote zich ook in het kleine toont. Ga je er aandacht aan besteden, dan zie en hoor je fractalen werkelijk overal. Niet alleen in zinnen zoals in onze fractaaltjes, maar net zoveel in losliggende spullen of juist alles wat keurig gelabeld is. In etiketjes, uniforme kleedjes, persoonlijke details op de werkplek, en veel meer.
Dat betekent dat je aan de hand van micro-uitingen snel organisatiepatronen en daarmee de organisatiecultuur inzichtelijk maken.
Wij vroegen ons een jaar of wat terug af: zou dat ook kunnen zónder voorkennis over de organisatie? Alleen door te kijken en luisteren relevante patronen opsporen?
Dat onderzochten we. We deden meerdere fractalenonderzoeken in organisaties en koppelden terug welke patronen wij meenden te zien.*
Via het vangen van fractalen met een paar bezoeken in de organisatie kun je in no-time belangrijke organisatiepatronen blootleggen. Aangezien die fractalen heel concrete voorbeelden uit de eigen praktijk zijn, komen ze ook nog eens heel sterk binnen. Wat weer helpt om ermee aan de slag te gaan.
* Voor meer informatie over het onderzoek zie dit whitepaper.
En kom je zelf mooie fractaaltjes tegen? Leuk als je ze met ons deelt!
— een versie van dit blog verscheen eerder als bijdrage op managementsite.nl.