Na jaren van schimmige zaakjes die meer dicht dan open waren is er nu een fantastische bistro verschenen op de hoek van de straat. Zoals slimme ondernemers betaamt geven ze een openingsfeestje voor de buurt. Iedereen komt even meegenieten en de transformatie van de zaak bewonderen. De meeste aandacht trekt toch wel het enorme terras. […]
Na jaren van schimmige zaakjes die meer dicht dan open waren is er nu een fantastische bistro verschenen op de hoek van de straat. Zoals slimme ondernemers betaamt geven ze een openingsfeestje voor de buurt. Iedereen komt even meegenieten en de transformatie van de zaak bewonderen.
De meeste aandacht trekt toch wel het enorme terras. Voorheen stonden er ook tafeltjes buiten, maar nu lijkt het letterlijk twee keer zo groot als voorheen. Als buurtbewoners hebben we iedere stap van de verbouwing kunnen bekijken, maar de buitenruimte blijft verwonderen. Dan valt het kwartje, wanneer een van de buurtgenoten zegt:
‘Gisteren zetten ze dat hek neer. Nu lijkt het twee keer zo groot.’
‘Ja natuurlijk…’ schiet het door mijn hoofd. Dit is precies wat we in verandertrajecten ook altijd zien.
Zodra de grenzen van het speelveld heel duidelijk worden gemarkeerd, gaan mensen beter gebruik maken van die ruimte. Waar voorheen krap twintig mensen een plekje buiten konden bemachtigen, is er nu plek ontstaan voor wel het dubbele. Alle ruimte kán benut worden. En het voelt nu ook comfortabel om met je stoel letterlijk tegen de rand van de stoep te zitten. Omdat er een hek tussenstaat dat duidelijk aangeeft dat het OK is dat je daar zit.
Het is niet voor niets dat we bij de start van trajecten altijd aandacht vragen voor het helder aangeven van de kaders waarbinnen er vrije ruimte is om het naar eigen inzicht in te vullen. Om de lijnen van het speelveld aan te geven voor we starten met het invullen van die ruimte.
Goede grenzen geven optimale ruimte. Dus hoe zorg je voor ‘goede’ grenzen?
-
Markeer duidelijke wat het eind van de ruimte is
Echt duidelijke kaders laten weinig ruimte voor discussie of interpretatie. Bijvoorbeeld: ‘Ik wil gewoon dat je je best doet’, gaat ‘m niet worden, maar: ‘Ik verwacht dat je de targets haalt én een klanttevredenheid van 8 of hoger haalt’ is wel helder. Dan weet je tot waar je mag oprekken, uitproberen, zelf knutselen. En waar de grens ligt waarbuiten jouw eigen creativiteit niet meer geaccepteerd wordt.
Bij alles wat je als kader wilt meegeven, is het dus waardevol om je af te vragen: en waartoe wil ik dit kader meegeven? Wat wil ik ermee bereiken, wat is niet meer onderhandelbaar? En wanneer is het dus niet meer OK?
Als je daar een antwoord op hebt die je direct voelt, weet je dat je een grens te pakken hebt.
-
Maak de markering zo smal mogelijk
De brede plantenbakken die de voorganger van de bistro had staan, gaven ook mooi een grens aan. Maar ze gaven daarmee wel een hoop van de vrije ruimte op.
In je organisatie maak je brede plantenbakken op het moment dat je veel van je eigen wensen toevoegt aan het speelveld. Die gaan over hoe jij het graag ziet, maar niet per se over wat je daarmee wilt bereiken.
In een traject waar wij aan werkten, startte de afdelingsmanager met een behoorlijk uitgewerkt plan voor hoe hij de dwarsverbanden tussen de afzonderlijke professionals wilde leggen. Allemaal prima ideeën, maar het was wel een plantenbak-grens. Het zat boordevol eigen invullingen en manieren waarop hij dat wilde doen. Waarmee de teams in de afdeling weinig eigen bewegingsruimte meer voelden en hun inzichten en kennis van jaren werken in de praktijk niet meer goed kwijt konden. Er bleef maar een smal terrasje over, waar mensen dan ook flink op gingen mopperen.
Op zich is er niets mis met een kader dat al meer is ingevuld. Als dat ook echt is wat je wilt.
Besef alleen: het heeft wel gevolgen voor het eigenaarschap in de organisatie als je zelf meer invult. Hoe breder jij de plantenbakken maakt, hoe meer het ook van jou is (en dus niet van hen). Je moet dan maar hopen dat jouw ontwerp aanslaat bij anderen, anders krijg je een hoop gemorrel en gedoe.
Vraag jezelf af: moet het op deze manier, of mag het ook anders? Zolang het wel binnen de uiteindelijke grens blijft natuurlijk. Dan houd je middel en doel goed uit elkaar.
-
Zorg dat de grens stevig is verankerd in de grond
Als bij de eerste de beste storm de afscheiding drie straten verderop waait, is alle duidelijkheid gelijk verdwenen. Zeker als die dan ook niet meer precies op dezelfde plek wordt teruggezet, of helemaal maar blijft liggen.
In een organisatie waar wij betrokken waren was een van de gestelde kaders dat ‘je je uitspreekt als iets belangrijk voor je is (en je het anders voor je houdt, ook buiten deze ruimte)’. Teamleden konden zich hierin vinden, en de afspraak was een feit.
Zoals te verwachten was dit best een lastige grens, want roddelen en klagen zat behoorlijk in de muren. De eerste keren dat helder werd dat mensen elkaar toch nog even toefluisterden: ‘Wat een bizar plan is dit weer…’, werd direct ingegrepen en herinnerd aan de afspraak. Maar gaandeweg ontstonden toch hier en daar weer onderonsjes en verdacht app-verkeer. Waarbij de ene keer wel helder werd begrensd, maar andere keren pas veel later of helemaal niet. Het gevolg? Teamleden weten niet meer wat wel of niet acceptabel is. De betrokkenheid keldert, evenals het vertrouwen in het ontwikkeltraject.
Gevoelens van onveiligheid, een heikel thema in veel organisaties, hebben vaak ook wortels in het niet helder handhaven van de grenzen. Als de grens voortdurend verandert of overschreden wordt zonder consequenties, weten mensen niet meer waar ze aan toe zijn. Dit leidt tot een onveilige werkomgeving waar niemand zich vrij voelt.
Duidelijke grenzen zijn essentieel voor het creëren van een veilige veranderomgeving.
Ze geven ruimte, juist door de beperking die er is helder en zonder opsmuk neer te zetten. Zodat iedereen weet waar ze aan toe zijn en de ruimte die er wel is volledig te benutten.
—-
Wil je meer weten over hoe je effectieve en ruimtegevende kaders kunt creëren binnen jouw organisatie? Of ben je benieuwd hoe wij jou kunnen helpen bij het succesvol begeleiden van verandertrajecten binnen die grenzen?
Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking en ontdek hoe wij samen jouw organisatie kunnen laten groeien. Of stuur ons direct een bericht via contact@gewoonaandeslag.nl.
Lees ook het blog: Ja, natuurlijk mag je mij kritisch aanspreken op mijn aandeel – maar niet als het lastig wordt
Of bekijk de video: Veranderen ondanks je cultuur (die je nu juist wil veranderen)
