Met een team van een basisschool in het westen des lands dat ik begeleid, ben ik een groepsgesprek met de directie aan het voorbereiden. Ze lopen al een tijd tegen grotere en kleinere punten aan die hen irriteren. Het gaat van het rekening houden met toetsen bij het plannen van workshops, tot ‘hen volgens dezelfde -positieve- […]
Met een team van een basisschool in het westen des lands dat ik begeleid, ben ik een groepsgesprek met de directie aan het voorbereiden.
Ze lopen al een tijd tegen grotere en kleinere punten aan die hen irriteren.
Het gaat van het rekening houden met toetsen bij het plannen van workshops, tot ‘hen volgens dezelfde -positieve- principes behandelen als zij de leerlingen moeten begeleiden’.
We zitten in het klaslokaal, op net even te kleine houten stoeltjes, en zijn bezig met het voorbereiden van de manier waarop teamleden de onderwerpen gaan inbrengen in het gesprek. Een van de teamleden, Eveline, geeft aan aan niet goed te weten hoe ze dat aan moet pakken. En dus geef ik haar drie vragen die haar hierbij kunnen helpen.
Drie vragen die eigenlijk voor heel veel situaties zinvol zijn.
Die misschien wel driekwart van de gesprekken op een constructieve manier laten verlopen. Daarom deel ik ze graag met jullie. Doe er ook je voordeel mee, en vertel me hoe het voor je werkt!
1. Hoe ervaar ik de situatie op dit moment?
Vertel in zo weinig mogelijk woorden wat voor jou de essentie is van waar het om gaat.
Waarbij je de feiten en jouw interpretatie goed uit elkaar houdt.
Eveline komt uit op: “wanneer ik naar jullie toe kom met een vraag, hoor ik vaak terug “zo is het nu eenmaal, dan moet je handiger plannen”. Dat ervaar ik als dat ik niet serieus word genomen.”
2. Wat zou ik willen dat er gaat gebeuren?
Bedenk vooraf goed wat je wilt bereiken met het voorleggen van dit onderwerp. Zou je het anders willen? En zo ja, hoe dan eigenlijk? Wat betekent dat concreet?
Waar het beantwoorden van de eerste vaak nog prima lukt, wordt het hier vaak lastig. Je moet zelf ook verder, niet blijven hangen in het probleem maar je blik richten op wat je dan wel wilt…
Eveline beschrijft: “wat ik zou willen, is te merken dat jullie me serieus nemen. Voor mij gaat dat erom dat wanneer ik een vraag stel, jullie bijvoorbeeld eerst doorvragen, en meedenken in een antwoord”.
3. Wat wil ik van de ander(en)?
Ga al vooraf na wat de volgende vraag is die je wilt stellen. Wil je alleen weten ’kan dat?’, vraag dat dan. Wil je iets weten over hoe dit voor de ander is, zoals bij vragen die niet met een simpel ’ oké ’ beantwoord kunnen worden, vraag dan bijvoorbeeld naar ’wat roept dit bij jou/jullie op? ’,
‘hoe ervaar jij dit? ‘ of ’ hoe zie jij dit? ’.
Met de vraag die je hier stelt, zet je datgene in beweging waar je naar op zoek bent. Of dat nu een gesprek is of afspraken maken.
Eveline: “wat ik graag wil weten, is of jullie je kunnen voorstellen dat dit bij mij zo overkomt? En zouden jullie dat inderdaad anders zouden kunnen doen en zo ja hoe?”
Loop ze zelf maar eens na als je ergens tegenaan loopt.
En bepaal daarna of je ze inderdaad wilt bespreken. Ik stel mezelf ook regelmatig deze vragen, als ik ergens tegenaan loop. En als je het een paar keer hebt gedaan, is het gesprek voeren dan eigenlijk helemaal niet zo lastig meer.
Zo bleek ook bij dit schoolteam. Het gesprek liep vervolgens heel soepel. Het was zeker nog spannend voor de teamleden om hun items zo onder het voetlicht te brengen. En doordat ze op deze manier overgebracht werden, zonder allerlei ‘gedoe’ er omheen, hadden we binnen vijf minuten het eerste punt afgetikt en naar tevredenheid werkafspraken over gemaakt.
Deze vragen heb ik deze week gebruikt in twee (Scrum) retrospective meetings. We zitten midden in een verandertraject en het was erg mooi om te zien hoe de teams met deze vragen “aan de haal” gingen. De ooie, open vragen resulteerden in opmerkelijke dicussies, wensen en inzichten.
Ha Sander,
Gaaf om te lezen! Ik word natuurlijk benieuwd naar wat voor “aan de haal gaan” het was van de teams. En tot welke opmerkelijke discussies, wensen en inzichten de vragen leidden.
Maar het belangrijkst misschien nog wel: wat was het resultaat van dit alles? En was dat hetzelfde als of anders dan wat je anders merkt?
Leuk als je daar nog meer over wilt vertellen!
Groet, Wendy
Hi,
Ook wij pakken het zo aan. De Scrum-methodiek waar Sander het over heeft werkt op vergelijkbare wijze als de vragen in deze blog. Dagelijks stellen teamleden elkaar de vraag:
1. Wat deed je gisteren?
2. Welke knelpunten kwam je daarbij tegen en wie kan of hoe kunnen we dat oplossen?
3. Wat doe je vandaag?
Het zorgt ervoor dat je open en eerlijk bent over je prestaties, knelpunten eerder gesignaleerd worden en daarmee frustratie door meerwerk achteraf wordt voorkomen. Bovendien is het ook een vorm van kennisdeling, wat zorgt voor breedgedragen kennis en ervaring. De open vragen zijn dus -weliswaar in iets andere vorm- ook hier de dagelijkse praktijk.
De vragen die Martijn noemt, zijn inderdaad bedoeld om transparant te zijn, om zonder enig vooroordeel je antwoorden te kunnen geven in je team, kenmerkend voor Scrum. En daarmee vullen deze vragen elkaar mooi in aan; dagelijks de scrum-vragen van Maarten (vaak resulterend in een kort, eerlijk antwoord) en periodiek die van Wendy (langere antwoorden, discussies).
Met “aan de haal gaan” bedoel ik, dat je niet kunt voorspellen waartoe deze vragen zullen leiden. De groep bepaalt zelf een richting, een uitkomst en als facilitator luister ik mee en vraag ik hier en daar door, vaak is dat laatste niet eens nodig. Het resultaat is, dat iedereen z’n zegje heeft kunnen doen en dat we meer inzicht hebben gekregen in wat ons bezig houdt en waar we naartoe willen. Vanuit het management is al een (globale) richting aangegeven, uit de teams zijn veel invullingen én aanvullingen gekomen.
Wat anders was in deze retrospective, is dat we met de vraag “Wat zou ik willen dat er gaat gebeuren?” ánders vooruit zijn gaan kijken. Bij eerdere retrospectives kwam het er vaak kortgezegd op neer “Wat hebben we gedaan wat beter kan en hoe zouden we dat een volgende keer anders kunnen doen?” Vooruit kijken op basis van recente gebeurtenissen en focussen op zaken waar je iets aan kunt veranderen. Met de vraag uit het artikel ging dat heel anders. Los van wat je al weet, wat je de afgelopen tijd gedaan hebt en zonder dat je er überhaupt invloed op zou hebben, wat zou je willen dat er gaat gebeuren?
Mooi om te lezen, dit verschil zien we vaker inderdaad.
De ‘normale scrum-vragen’ zijn prima en werken duidelijk. En ze doen iets anders dan de vragen die ik in het artikel noem.
Ik merk vaak dat de vraag ‘en wat zou je willen dat er gaat gebeuren’ best een spannende is. Omdat je nog geen idee hebt waar het naartoe gaat inderdaad. Het gaat niet alleen om het oplossen van dingen die niet goed gaan (knelpunten), maar ook over dingen die anders of beter kunnen gaan. Misschien wel voordat ze een knelpunt worden?
Die nog openere vragen stellen kan handig zijn of juist niet. De afwisseling die Sander voorstelt lijkt me een zinvolle aanvulling.
@Martijn, probeer het ’s uit als je wilt, ik ben benieuwd wat jouw ervaring dan weer is.