Wanneer wij vroeger aankwamen op de camping was het eerste wat mijn broer en ik deden: vluchten voor het schouwspel dat zich zou ontvouwen. De zwemkleding hadden we bewust binnen handbereik. Wegwezen en pas weer terugkomen als alles staat. Het schouwspel was: mijn ouders die hun jaren ’70 vouwwagen gingen opzetten. Het bruin-oranje gevaarte dat […]
Wanneer wij vroeger aankwamen op de camping was het eerste wat mijn broer en ik deden: vluchten voor het schouwspel dat zich zou ontvouwen. De zwemkleding hadden we bewust binnen handbereik. Wegwezen en pas weer terugkomen als alles staat.
Het schouwspel was: mijn ouders die hun jaren ’70 vouwwagen gingen opzetten. Het bruin-oranje gevaarte dat een poging deed eruit te zien als een heus huisje, met van die knusse kleine raampjes. Nog net niet met nepsneeuw in de randjes gespoten.
En met héél veel stokken die allemaal precies op de goede plek moesten zitten. Uiteraard op een niet helemaal recht stuk grond, want wij vonden die kleine idyllische campinkjes veel leuker dan de geplaveide kavels met heggen ertussen op grote campings. Een uitdaging, zou je kunnen zeggen.
Dat varkentje zou mijn vader wel even wassen. Zijn stijl: plan in de kop en gaan!
Maar goed, om zo’n tent op te zetten heb je wel meer dan twee handen nodig. Dus moeders is ook nodig. ‘Pak jij die stok even?’ ‘Hou ‘m daar even goed vast’, ‘Nee, niet zo!’ en andere halve instructies vliegen over de ons toegewezen plek.
Terwijl mijn moeder voor de derde keer de verkeerde stok pakt, kun je mijn vader horen denken: ‘Dat wéét je toch, we hebben dit al 80 keer eerder gedaan. Doe nou maar gewoon’.
Intussen hoor ik mijn moeder denken: ‘Ja hallo, zég dan welke stok je bedoelt’ en ‘Nee, nee, zo werkt dat helemaal niet, we moeten eerst dit stuk frame maken en dan pas de boel aan elkaar verbinden’.
Geluiden die niet alleen in haar hoofd blijven, en zo ontstaat het bekende geruzie-op-de-camping waar mijn broer en ik vrolijk voor zijn weggevlucht. Waarin de verwijten over en weer allang niet meer alleen over gaan over of hier nu de lange stok met het rode stickertje of die korte met groen label gebruikt moeten worden.
Hè gezellig. Vakantie.
Dit beeld zie ik ineens weer voor me als ik bij Jantine in de MT-vergadering zit.
Jantine is als directeur diensten belast met het doorvoeren van een nieuwe werkwijze in de organisatie. Van ‘ieder voor zich’ naar ‘een voor allen, allen voor een’. Het moet klaar zijn met de silo’s en goedbedoelende eigen onderneminkjes. Eén gezicht naar buiten en intern zorgen voor goede afstemming en alignment, dat is het nieuwe credo.
Daar heeft Jantine bergen ervaring mee opgedaan in haar vorige baan, dus dat komt goed uit. Ze heeft een prachtig plan gemaakt voor hoe dit in deze context kan gaan werken. Op hoofdlijnen uitgewerkt in een mooie infographic die ze tijdens deze MT-vergadering deelt met haar collega-managers. Want ook zij spelen uiteraard een belangrijke rol in de uitvoering van het plan.
En terwijl zij enthousiast aan het roer staat en de ene instructie na de andere afvuurt op haar MT-collega’s over waar zij mee aan de slag moeten, krijgen zij op hun beurt steeds meer vraagtekens in hun ogen en stoom uit de oren. Af en toe probeert iemand haar te onderbreken met een vraag of opmerking over hoe dat hier dan ook zou werken. Die stelselmatig en met steeds meer irritatie worden afgekapt: ‘Laat me eerst even het verhaal afmaken.’ Terwijl de toehoorders binnensmonds mopperen: ‘’Tuurlijk, doe jij maar wat je niet laten kan, maar ik ben allang uitgecheckt”.
Het is net of ik mijn vader weer zie staan met de stokken in zijn hand, mijn moeder vertellend wat ze moet doen terwijl zij geen idee heeft welke stok hij bedoelt of vindt dat hij een andere moet hebben.
We onderbreken Jantine. Even pas op de plaats maken.
We checken bij haar wat zij voor elkaar wil krijgen met haar verhaal. Aan de collega-managers vragen we wat er bij hen nu gebeurt en wat ze nodig hebben om samen met Janine ‘deze tent op te zetten’.
De uitwisseling die hierop volgt is het eerste moment waarop ze samen aan het werk zijn. Een gesprek dat leidt tot vijf afspraken die niet alleen nu, maar voor het hele verandertraject van belang blijken.
(En die mijn ouders ook wel hadden kunnen gebruiken.)
-
We maken expliciet wat we bedoelen.
Niet blijven praten in vage termen of abstracties, maar werken met concrete voorbeelden en specifiek zijn.
Dus niet ‘geef die ene stok ‘s aan’, maar maak dan ook duidelijk welke stok je precies bedoelt, hoe & wanneer die aangegeven moet worden. En hoe dat gaat helpen voor het geheel.
In het geval van het alignment-plan van Jantine gaat het dan om voorbeelden van hoe dat er in de dagelijkse praktijk uit zou zien. Een paar goede casussen die de logica gelijk begrijpelijk en toepasbaar maken.
-
We maken samen het plan voor hoe we het gaan aanpakken.
Hoewel Jantine supergoede ideeën heeft waar ze hun voordeel mee kunnen doen, hebben de MT-collega’s ook de nodige ervaringen en inzichten die gaan bijdragen aan een plan dat hier ook echt gaat werken. En om een gezamenlijk beeld te hebben van hoe ze dit voor zich zien. Het echt snappen, de onderliggende logica zien.
De rust pakken om samen na te gaan ‘hoe gaan we dit eigenlijk doen’ zou ook mijn ouders geholpen hebben om elkaar wat minder in de haren te vliegen. Een keuze te maken om eerst het buitenframe op te zetten en dan naar binnen te werken (of juist niet). En te bespreken hoe het ook weer zat met de kleurcodering op de stokken… Zodat het ook logischer is welke stok bedoeld wordt als daarnaar alsnog gevraagd moet worden.
-
Onderweg checken we bij elkaar: is dit wat je bedoelt?
‘Ja maar dat weten jullie toch wel?’ was de reactie op de eerste vragen die Jantine kreeg na het intermezzo.
Eh… nee, niet dus! Na de eerste lichtelijk bitchy reacties op vragen, was een deel van het MT gestopt met vragen stellen. ‘Ik doe dan wel wat mij goeddunkt.’ Back to the silo’s.
Waarmee alignment natuurlijk ver te zoeken raakt. Dus maken ze de afspraak: als ik niet weet wat je bedoelt maar wel een idee heb, dan check ik dat even hardop. Zoals bij de stokken: ‘Bedoel je deze?’
Ook verderop in het traject wordt dit een hele uitdaging. Een verandertraject vindt per definitie deels plaats op onontgonnen terrein. Je kunt niet alles vooraf uittekenen op een bouwtekening die je vervolgens precies namaakt. Veel is nog niet uitgedacht maar moet zich in de praktijk gaan vormen. Wat helder is voor Jantine en co, is dat ze werken aan alignment en afstemming, één gezicht naar buiten. Maar dat staat soms op gespannen voet met bijvoorbeeld snelheid en maatwerk. In het plan staan daar hooguit uitgangspunten en algemene oplossingen voor. Onderweg hebben ze nog heel wat keren met elkaar te checken: is deze oplossing dan wat we bedoelen?
-
We houden het gezellig
Met al het gedoe dat standaard komt kijken bij veranderingen (en jaren ‘70 tenten opzetten) is het risico groot dat het alleen nog maar een klus en hard werken wordt. Terwijl je er ongetwijfeld iets moois en positief mee wilt bereiken. ‘Gezellig kamperen’ is ver te zoeken als je elkaars hoofd er bij elke stap afbijt. Dat merkt ook het MT van Jantine. Voor ze het weten zijn ze alleen nog maar bezig met alles wat niet helder is, met hoe ze elkaar in de weg zitten en wat ze van elkaar nodig hebben wat er nog niet is. Mopperen, zeuren en klagen voert dan de boventoon.
En dus spreken ze af om onderweg ook regelmatig iets gezelligs en positiefs over elkaar te zeggen. Om successen te vieren. En om het af en toe even helemaal los te laten en gewoon een borrel te gaan doen.
-
We gaan al doende leren, waarbij we ook lachen om onszelf en wat er misgaat (met mildheid).
Misschien wel de grootste valkuil in een verandertraject is dat je ervan uitgaat dat het allemaal perfect moet verlopen. Dat iedere fout voorkomen moet worden. Voor je het weet slipt er dan een strengheid in die niet gaat helpen. Niet om het gezellig te houden, maar zeker ook niet om echt verandering aan te gaan. Want als alles perfect moet gaan, kun je ook geen risico’s nemen en iets nieuws uitproberen.
Nog los van dat we allemaal mensen zijn die soms onhandige dingen doen.
Neem je dat laatste als basishouding aan, dan is het een stuk makkelijker om missers en fouten snel te zien, erkennen en op te lossen. Je hoeft dan niet langer vast te houden aan ‘dat je het heus wel goed had, want dat is hoe het hoort’.
Als mijn vader af en toe had kunnen zeggen ‘hé ja, misschien heb je wel gelijk’ of mijn moeder ‘oh, suffe ik, dat had ik natuurlijk ook wel kunnen weten’, zouden mijn broer en ik zonder problemen tegelijk ons eigen tentje naast hun unit op zijn gaan zetten.
Jantine en haar collega’s spreken af: laten we ervan uitgaan dat we allemaal soms de plank mis gaan slaan. En daar met mildheid van leren.
Met deze afspraken gaan ze aan de slag.
Ook dat gaat uiteraard niet vlekkeloos. Maar het maakt het verandertraject wel een stuk aangenamer en succesvoller.
Het feit dat ze dit samen doen, geeft het werken aan alignment gelijk een vliegende start.
Lees ook het blog: Nieuwe gewoontes aanleren? Het is net als fietsen – maar dan op een omgekeerde fiets
