Context Aafke wordt op haar eerste dag bij haar nieuwe baan rondgeleid door een collega. Eerst in de digitale omgeving: welke systemen gebruiken we waarvoor? Waar kun je welke informatie vinden? Hoe werkt Intranet? Hoe is Sharepoint ingericht? The usual. Daarna volgt een rondleiding door het pand. Van de coffeecorner met afvalstation, via de meetingrooms en […]
Context
Aafke wordt op haar eerste dag bij haar nieuwe baan rondgeleid door een collega.
Eerst in de digitale omgeving: welke systemen gebruiken we waarvoor? Waar kun je welke informatie vinden? Hoe werkt Intranet? Hoe is Sharepoint ingericht? The usual.
Daarna volgt een rondleiding door het pand.
Van de coffeecorner met afvalstation, via de meetingrooms en het restaurant, langs de genderneutrale toiletten en daarna gezellig een rondje lift in-lift uit om even alle afdelingen te zien. Alles duidelijk aangegeven met bordjes.
Een uur later zijn ze terug waar ze zijn begonnen.
‘En?’ vraagt haar gids, ‘hoe vond je het?’
‘Ik ben helemaal bordjesblind geworden’, zegt Aafke. ‘Ik zie door de bordjes de weg niet meer.’
‘Wat bedoel je?’ vraagt haar rondleider. ‘Nou, dat er overal zóveel bordjes staan dat ik halverwege ben gestopt om ze te lezen’.
Fractaal van het patroon
In deze organisatie zijn ze goed in zorgvuldigheid en precisie. Niets wordt aan het toeval overgelaten. Dat zie je terug in de zeer uitgebreide rondleiding, fysiek en virtueel.
En dat zie je ook terug tijdens de fysieke rondleiding in het pand, want overal -maar dan echt overal– hangen bordjes:
- Bordjes voor bewegwijzering in de lift en op de gangen: welke afdeling kun je waar vinden?
- Bordjes op de deuren van de kantoren: wie zit waar, welk team is het, welke collega’s? Bordjes bij de meetingrooms: van wanneer tot wanneer is deze ruimte bezet en door wie?
- Bordjes met instructies in het restaurant en in de coffeecorner, bij de afvalscheiding, in het toilet voor zitten of staan, handen wassen, prullenbakgebruik.
- Bordjes bij de in -en uitgangen alsof je in een parkeergarage bent.
- Bordjes in de parkeerplaats met rijrichting, in- en uitgang, parkeren voor medewerkers of bezoekers.
De bedoeling van de bordjes is om het werkende leven makkelijker te maken.
Het effect van teveel bordjes is echter dat mensen bordjesblind worden. Zoals Aafke, maar eigenlijk nog meer de rondleidende collega. Hij was zich nauwelijks nog bewust dat er overal bordjes staan. Voor hem was het geworden als het puntje van zijn neus: je ziet het altijd, maar bent je er niet meer bewust van.
En dan hebben al die bordjes, ondanks de goede bedoeling, nul effect.
Wat betekent dit voor jou?
Het is zinvol om ook in jouw organisatie eens in de zoveel tijd stil te staan bij de vraag: wat wilden we ook weer met onze ‘bordjes’ en bereiken we dat er ook nog mee? Waarbij ‘bordjes’ ook rapportages, vergaderstructuren, bijeenkomsten, procedures of huisstijl-voorschriften kunnen zijn. Alles wat ooit een doel had en het in zich heeft om makkelijk door te schieten.
Lees ook het fractaaltje: ‘Ja lekker dan. Je mag er toch van uitgaan dat ze dat afgestemd hebben!’
Of lees het blog: Waarom ik nooit meer bananen verstop | shitty values in organisatieverandering