Waarom de coffee-corner goud waard is

– Het belang van vrije ruimte in verandertrajecten Dinsdagochtend, 12 februari 2019, kwart voor negen. De collega’s van het projectteam Sneller Digitaliseren verzamelen zich bij de coffee corner. Gewapend met verse koffie lopen ze al kletsend naar het wekelijks overleg. Het kabaal dat ze produceren doet niet onder voor dat van een F-16. Alles komt langs: […]

– Het belang van vrije ruimte in verandertrajecten

Dinsdagochtend, 12 februari 2019, kwart voor negen.

De collega’s van het projectteam Sneller Digitaliseren verzamelen zich bij de coffee corner. Gewapend met verse koffie lopen ze al kletsend naar het wekelijks overleg.

Het kabaal dat ze produceren doet niet onder voor dat van een F-16.

Alles komt langs: van de laatste organisatienieuwtjes, de reacties van het MT op de lopende experimenten tot de kids en de daarbij horende logistieke ellende.

Projectleider Georg laat het maar even gaan. Rond 09:00 opent hij met: ‘Ja? Zijn we er allemaal?’. Het volume zakt langzaam. Hij krijgt de aandacht.

‘Ok, jongens. De agenda.’

Anderhalf uur later komen ze aan bij de WVTTK-tjes.

Nou, die zijn er wel.

Want Frank hoorde net toen hij zijn dubbele espresso tapte van Julie dat ze bij Finance een nieuwe directeur krijgen. Dat is natuurlijk wel van belang voor het project. Zij gaat even een lijntje leggen vandaag.

Fred neemt het woord: ‘ik hoorde net van Aisha dat er een goed artikel was in de NRC over robotisering. Ik denk dat we daar wel meer mee kunnen, zal ik een opzet maken over de huidige ontwikkelingen?’

Uit al het geklepper vóór de officiële vergadering komen zo minsten 5 zinvolle acties.

Uit al het geklepper vóór de officiële vergadering komen zo minsten 5 zinvolle acties.

En dat gaat bij dit team eigenlijk altijd zo.

Dinsdagochtend, 3 september 2019, kwart voor negen.

De collega’s van het projectteam ‘Sneller Digitaliseren’ komen zoals gewoonlijk weer aan bij de coffee corner.

Met een belangrijk verschil. Er is een nieuwe projectleider, Jeannette. Zij heeft het stokje van Georg overgenomen, die na een val met de racefiets voor langere tijd uit de running is. 

Ze staat al klaar in de deuropening.

‘Goeiemorgen allemaal! Ik heb al koffie besteld, dat wordt zo gebracht. We kunnen gelijk beginnen.’

Met wat verwarde blikken schuift het team aan de vergadertafel.

‘Ok, jongens, de agenda,’ opent ze de vergadering.

Anderhalf uur later komen ze aan bij de WVTTK-tjes. Nou, die zijn er eigenlijk niet.

En de ‘out-of-the-box’ ideeën eigenlijk ook niet.

Binnen een paar weken loopt het hele verandertraject ineens een stuk stroever.

Hoe kan dat toch….?

Vrije ruimte voor ‘koetjes & kalfjes’ is cruciaal.

Dat geldt voor de dagelijkse gang van zaken, maar net zo goed voor verandertrajecten, wanneer het juist gaat over iets laten ontstaan dat er nog niet is.

Ruimte voor het vrij laten rondhuppelen van alle gedachten, associaties, grapjes, gevoelens: het levert zoveel op.

Door alle ruimte weg te saneren, zoals Jeannette deed, en elke uitwisseling efficiënt en daarmee steriel te maken, verlies je daar veel van. Sterker nog: je raakt meer kwijt dan dat je ermee wint.

Voor de zekerheid: we houden natuurlijk geen pleidooi voor de hele dag oeverloos beppen. We maken ons juist sterk voor doelgericht werken naar je gewenste uitkomst.

Het gaat ons om ruimte voor spontane gesprekken.

Maar hoe doe je dat, ruimte voor spontaniteit organiseren?

Dat kan op heel veel manieren. Maar net wat bij jullie past. Door de jaren heen hebben we veel voorbeelden gezien van wat kan werken. Zoals deze:

Zorg voor tussen-momenten, waarin mensen van nature even vrij kletsen.

Georg koos bewust voor een zaal dichtbij een coffee corner, zette de starttijd op kwart voor negen, en startte op zijn vroegst om negen uur.

Zo gaf hij het team de ruimte om eerst even aan te haken bij elkaar.

Bij trainingen en conferenties wordt het meest geleerd in de pauzes. Juist vanwege dit informele contact en het niet-geregisseerde.

Dat werkt natuurlijk wel alleen als het ook echt van die ‘tussenmomenten’ zijn, waar omheen dus gewoon gewerkt wordt.

Start je overleg met een korte check-in, zonder dat het echt een ‘rondje’ is.

Hou het open: ‘hoe zit je erbij vandaag?’, ‘wat zit er op dit moment in je hoofd dat er eerst nog uit moet?’ of ‘wat speelt er?’

Begin zelf, om het voorbeeld te geven en de toon te zetten. Hoe persoonlijk maak jij het, hoe uitgebreid of juist kort vertel je? Focus je puur op het verandertraject dat loopt, of maak je het breder?

Of maak gebruik van het Popcorn principe:

‘Pop when you’re hot, otherwise you’re gonna burn’: als je wat te delen hebt, doe dat zodra het kan.

Zet geen vaste tijd voor zo’n check-in, voel aan wanneer het genoeg is en je over kunt stappen op het formele doel van de bijeenkomst.

Oh ja, de papieren zijn uiteraard nog aan de kant, de laptop is dicht en de telefoon in de tas. Iets met echte aandacht. Zonder dat ook dit weer een verplicht nummer wordt.

Zorg dat je met elkaar af en toe ‘off’ gaat: uit het formele en georganiseerde stapt.

Uiteraard moet er echt en serieus werk worden gedaan. Maar af en toe met elkaar even ‘uit’ kan geen kwaad.


Lees ook:

‘Ze waren heel goed, onze kernprincipes. Dat weet ik nog wel…’

Waarom moet je stoppen met de organisatiecultuur de schuld geven (en een voorbeeld nemen aan teamleider Toon)?

print dit artikel
About the author

Maaike Nooitgedagt is een van de partners van Gewoon aan de slag en mede auteur van het boek ‘Veranderen 3.0 - zeven essentiële principes voor organisatieverandering van binnenuit.’

Leave a Reply

inschrijven